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海洋与地球科学学院外事工作流程

时间:2012-06-11浏览:210

海洋与地球科学学院外事工作流程
(2012年6月11日起试行)

一、公派出国(境)访问
1. 因科研和教学等工作需要计划出访的教职工和研究生,首先做好教学和学习任务的安排(如教师的调课和代课安排,研究生的请假等),提交出访期间教学和学习调整安排的书面报告(经本人签字),报系主任签字确认。寒暑假期间出访时不必提供这份材料。
2. 收到境外邀请信后,自行到同济大学外事办公室出入境管理科的“因公出国出访网上申报系统”网站,录入出境相关信息,网上提交,打印《同济大学教师公派出国(境)申请表》。
3. 将经本人签字的申请表、邀请信(复印件)、教学和学习调整安排的说明,递交至学院外事秘书,同时提交申请表和邀请信的电子文档。
4. 申请出国(境)批件的校内审批手续将由外事秘书统一办理,包括:(1)院内行政、总支领导签字(盖章);(2)学校相关部门签字(盖章),包括研究生院等;(3)递交至出入境管理科;(4)从出入境管理科取回批件。本院研究生出国还另需在研究生管理系统上进行申请。
5. 外事秘书通知出访人员,由其自行办理护照、签证、出国(境)的其他手续。
6. 出访任务完成后,需要尽快办理总结汇报和报销业务。出访人员填写《同济大学回国人员情况汇报表》,发给出入境管理科舒老师(

),同时拷贝给外事秘书。本院研究生回国后应及时告知外事秘书。
7. 差旅费报销:将相关票据整理和粘贴后,到学院办公室盖章(学院将核查是否已提交情况汇报表);然后到出入境管理科盖章(同样将核查是否已提交情况汇报表),同时上交护照,由出入境管理科保存;最后到财务处出纳科外汇柜台办理报销业务。
8. 注意:(1)出访人员应安排好教学和学习任务,产生不良后果由本人承担(如教学事故、取消课程考试资格等);(2)已成功办理批件、但没有按原计划出访的人员,应及时通知外事秘书和相关部门,否则原计划出访一个月以上的出访人员将影响其岗位津贴(教师)和助学金(研究生)的正常发放;(3)院内和学校批件申请过程的签字、盖章等手续统一由外事秘书办理,如果外事秘书出差或其他原因不在岗位,院办将安排其他秘书受理此项业务。


二、邀请外宾来访
1. 因科研和教学等工作需要邀请境外专家来访时,应由同济大学出具正式邀请函,由学院邀请人联系外宾准备:(1)有效护照的照片页复印件;(2)履历(CV)。
2. 学院邀请人起草情况说明,包括:邀请理由、目的、到达和离开时间、经费来源等。将外宾的材料和情况说明的电子文档发给外事秘书。
3. 正式邀请函的校内审批手续将由外事秘书统一办理,包括:(1)撰写学院申请报告;(2)院内领导审批;(3)递交至出入境管理科;(4)从出入境管理科取回正式邀请函。
4. 外事秘书通知学院邀请人,由其自行通知外宾办理来华签证等其他手续。
5. 学院邀请人负责接待外宾来访期间的主要工作。如果外宾来访期间需要学院领导接待、开展学术报告等相关活动,需要事先通知外事秘书,协调领导时间,做好活动接待和服务工作。
6. 外宾来访结束后,学院邀请人提交外宾来访总结报告,并提供来访期间开展科研和教学活动的照片,供及时撰写新闻稿件使用。
7. 注意:(1)学院邀请人在邀请外宾前,应已落实接待的相关经费;(2)如果需要由学院支持接待经费,必须在邀请前向学院申请,申请报告递交至外事秘书,待学院批准后方可邀请;(3)院内和学校批件申请过程的签字、盖章等手续统一由外事秘书办理,如果外事秘书出差或其他原因不在岗位,院办将安排其他秘书受理此项业务。



最后更新 (2013-11-15  13:53)

 
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