海洋与地球科学学院外事工作流程

海洋与地球科学学院外事工作流程
（2012年6月11日起试行）

一、公派出国（境）访问
1. 因科研和教学等工作需要计划出访的教职工和研究生，首先做好教学和学习任务的安排（如教师的调课和代课安排，研究生的请假等），提交出访期间教学和学习调整安排的书面报告（经本人签字），报系主任签字确认。寒暑假期间出访时不必提供这份材料。
2. 收到境外邀请信后，自行到同济大学外事办公室出入境管理科的“因公出国出访网上申报系统”网站，录入出境相关信息，网上提交，打印《同济大学教师公派出国（境）申请表》。
3. 将经本人签字的申请表、邀请信（复印件）、教学和学习调整安排的说明，递交至学院外事秘书，同时提交申请表和邀请信的电子文档。
4. 申请出国（境）批件的校内审批手续将由外事秘书统一办理，包括：（1）院内行政、总支领导签字（盖章）；（2）学校相关部门签字（盖章），包括研究生院等；（3）递交至出入境管理科；（4）从出入境管理科取回批件。本院研究生出国还另需在研究生管理系统上进行申请。
5. 外事秘书通知出访人员，由其自行办理护照、签证、出国（境）的其他手续。
6. 出访任务完成后，需要尽快办理总结汇报和报销业务。出访人员填写《同济大学回国人员情况汇报表》，发给出入境管理科舒老师（

），同时拷贝给外事秘书。本院研究生回国后应及时告知外事秘书。
7. 差旅费报销：将相关票据整理和粘贴后，到学院办公室盖章（学院将核查是否已提交情况汇报表）；然后到出入境管理科盖章（同样将核查是否已提交情况汇报表），同时上交护照，由出入境管理科保存；最后到财务处出纳科外汇柜台办理报销业务。
8. 注意：（1）出访人员应安排好教学和学习任务，产生不良后果由本人承担（如教学事故、取消课程考试资格等）；（2）已成功办理批件、但没有按原计划出访的人员，应及时通知外事秘书和相关部门，否则原计划出访一个月以上的出访人员将影响其岗位津贴（教师）和助学金（研究生）的正常发放；（3）院内和学校批件申请过程的签字、盖章等手续统一由外事秘书办理，如果外事秘书出差或其他原因不在岗位，院办将安排其他秘书受理此项业务。

二、邀请外宾来访
1. 因科研和教学等工作需要邀请境外专家来访时，应由同济大学出具正式邀请函，由学院邀请人联系外宾准备:（1）有效护照的照片页复印件；（2）履历（CV）。
2. 学院邀请人起草情况说明，包括：邀请理由、目的、到达和离开时间、经费来源等。将外宾的材料和情况说明的电子文档发给外事秘书。
3. 正式邀请函的校内审批手续将由外事秘书统一办理，包括：（1）撰写学院申请报告；（2）院内领导审批；（3）递交至出入境管理科；（4）从出入境管理科取回正式邀请函。
4. 外事秘书通知学院邀请人，由其自行通知外宾办理来华签证等其他手续。
5. 学院邀请人负责接待外宾来访期间的主要工作。如果外宾来访期间需要学院领导接待、开展学术报告等相关活动，需要事先通知外事秘书，协调领导时间，做好活动接待和服务工作。
6. 外宾来访结束后，学院邀请人提交外宾来访总结报告，并提供来访期间开展科研和教学活动的照片，供及时撰写新闻稿件使用。
7. 注意：（1）学院邀请人在邀请外宾前，应已落实接待的相关经费；（2）如果需要由学院支持接待经费，必须在邀请前向学院申请，申请报告递交至外事秘书，待学院批准后方可邀请；（3）院内和学校批件申请过程的签字、盖章等手续统一由外事秘书办理，如果外事秘书出差或其他原因不在岗位，院办将安排其他秘书受理此项业务。